¿CONTROLAMOS EFICIENTEMENTE EL CRECIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS?

¿CONTROLAMOS EFICIENTEMENTE EL CRECIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS?

¿CONTROLAMOS EFICIENTEMENTE EL CRECIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS? 737 478 ServITcio

¿Cuántas empresas que utilizan productos SAP ERP mantienen y controlan el crecimiento de sus datos, logrando tener un sistema de información sano y con tiempos de respuesta adecuados?

¿Cuántas de ellas ejecutan periódicamente tareas automatizadas de limpieza de datos históricos y que puedan ser consultados aún fuera de sus bases de datos con buenos tiempos de respuesta sin perder su integridad? 

Los anteriores cuestionamientos deben ser el reto de toda empresa; un reto que se convierta en un hábito que les permita a los dueños de la información tener acceso oportuno y confiable, permitiendo a su vez a sus CTOs minimizar su TCO en infraestructura.

¿Cómo logramos este control?

Es importante tener claro que la automatización de estas tareas de retirar datos históricos de las bases de datos es realizada por “jobs” (tareas) programados, y es la tarea más sencilla dentro del proceso de mantenimiento de los datos. 

Pero ¿dónde radica la complejidad, si es que existe? Efectivamente, el trabajo arduo está en la concepción de qué datos decidimos retirar del sistema de información SAP ERP, qué reglas deben seguirse para tal fin, si los datos fuera de la BD serán consultados por los usuarios finales o por auditorías externas o del estado, y que seguridad debo mantener sobre los datos históricos que ya no están en línea.

¿Cuándo debo retirar datos de las bases de datos SAP?

Esta decisión no puede ser arbitraria, es decir, para los administradores BASIS que más quisieran que pudieran retirar datos de las bases de datos a fin de aminorar esfuerzos de administración y controlar su crecimiento, sería el mundo ideal.  SAP ERP es un producto complejo en su diseño y está regido por muchos “constraints” (relaciones de integridad) en sus datos. He aquí algunos comportamientos en las bases de datos de un SAP ERP que conllevan a realizar un análisis exhaustivo y que nos permiten empezar a dilucidar estrategias para el mantenimiento de sus datos:

· Tiempos altos de respuesta en consultas hacia la base de datos

· Crecimiento exponencial del tamaño de la base de datos

· Tiempos altos en la ejecución de los respaldos de bases de datos

Con dichas premisas, se inicia el proceso de análisis de las tablas más grandes dentro de la base de datos, su tendencia, sus deltas de crecimiento, sus accesos y por ende la importancia de dichos datos dentro de la base de datos, a fin de desarrollar una estrategia técnica de borrado o retiro de datos a un medio externo para su posterior consulta (offline). 

Es importante resaltar que los datos dentro un sistema SAP ERP tienen una integridad referencial con varios módulos (financieros, logísticos, de costos, etc.) lo que crea una dependencia padre-hijo que no puede ser rota, haciendo que dicho proceso deba llevarse de manera controlada. 

La gran ventaja de esta estrategia de borrado o retiro de información de un sistema SAP ERP, es que son hechas con herramientas propias del producto (no tiene costo adicional), y permite consultar datos “online” (los que permanecen en la base de datos) y datos “offline” (los que han sido removidos de la base de datos) de una manera casi natural, que pareciera que aún siguen en la base datos, permitiendo con esto, que los dueños de la información prácticamente no se den cuenta de en donde residen los datos totales, y así ganan también los administradores de las bases de datos SAP ERP porque mantienen un control adecuado de crecimiento de la base de datos y por consiguiente un sistema integrado y sano.

Analogía con los archivadores de una empresa

Todos conocemos la funcionalidad de los archivadores; están diseñados para almacenar carpetas (folders) que dentro de ellas contienen documentos. A las carpetas que necesitamos tener siempre a la mano o que consultamos con frecuencia las denominaremos “información en línea” para hacer similitud con los datos en línea de las bases de datos, y a aquellas carpetas que solo consultamos ante alguna petición o que casi nunca consultamos las denominaremos “información archivada o fuera de línea”.  Las carpetas “en línea” siempre están al alcance nuestro, en nuestra oficina. Las carpetas “fuera de línea” están en un archivo más retirado.  Ahora, para que realmente sea funcional las carpetas “fuera de línea”, estas deberán también estar ordenadas para que faciliten su búsqueda. ¿Estamos seguros de que todas las empresas ordenan los archivos que no usan o no necesitan?

La clave fundamental, y es lo que se logra con las herramientas de SAP para el retiro de información de la base de datos, es que, aunque estén fuera de línea, pueden ser consultadas de forma ágil y oportuna, ya que se encuentran ordenadas para facilitar su búsqueda y acceso. 

Conclusión

Estimados lectores, espero que esta introducción les permita tener una visión más clara de lo que debe ser una preocupación constante, el controlar los tamaños de las bases de datos y se convierta en una tarea de administración de base de datos proactiva que busque siempre la satisfacción de nuestros usuarios finales, y entreguemos a nuestros directores de TI una estrategia que les permita mantener o reducir su TCO.

En un siguiente artículo, daré más detalles técnicos de cómo se concibe e implementa este tipo de proyectos.

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